+7 (495) 488-6997 Москва

Продукты

Для работы с документами, поручениями, процессами фирма 1С выпустило программный продукт 1С Документооборот 8.

Сейчас 1С Документооборот - гибкий и мощный инструмент, который работает в связке с 1С ERP. 

Бесшовная интеграция Документооборота и 1С ERP



Семейство программ 1С уже в коробке содержит механизмы взаимодействия друг с другом, для того, чтобы решать общие задачи совместно. Например в ERP создается договор с контрагентом, а в Документообороте он проходит цепочку согласования. Там же можно посмотреть и оригинал договора. Или заказы на оплату в рамках казначейства согласовываются в документообороте, используя все возможности по организации сложных схем согласования. Связывая первичные документы, вы сразу получаете систему электронного архива скан-копий оригиналов и быстрый доступ к ним из ERP.

Полная интеграция есть между 7 конфигурациями, между остальными осуществляется через обмен данными.



Выбор версии 1С Документооборот


Для бесшовной интеграции с 1С ERP используют 1С Документооборот 8 КОРП. 

Сейчас существуют четыре версии документооборота: 

1С:Документооборот 8 ПРОФ, 1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Документооборот государственного учреждения 8 и 1С:Document Management.

Разница между 1С:Документооборот 8 КОРП и 1С:Документооборот государственного учреждения 8 чисто косметическая в наименованиях некоторых объектов: например «организации» и «учреждение». 1С:Document Management это англоязычная версия 1С:Документооборот 8 КОРП.

А вот между 1С:Документооборот 8 КОРП и 1С:Документооборот 8 ПРОФ весьма существенная.

Удобство


Основные отличия располагаются в зоне удобства организации работы с программой. Например наличие удобного интерфейса работы с текущими делами, позволяющей обратить внимание на самое главное.


Мобильный клиент



наличие мобильного клиента, с помощью которого можно ставить задачи и согласовывать документы удаленно. Мобильный клиент бесплатный позволяет без затруднений и программирования использовать мобильное устройство для согласования документов.

Процессы



Комплексные процессы, позволяющие выстраивать сложны цепочки действий между пользователями, подразделениями и организациями, включающие в себя элементарные процессы, таки как исполнение, согласование, утверждение, ознакомление и прочее. 




Сколько стоит софт

Программные Продукты не облагаются НДС

Наименование продукта Цена
1С:Документооборот 8 ПРОФ 36 000 руб.
1С:Документооборот 8 КОРП 187 000 руб.
1С:Документооборот государственного учреждения 8 117 600 руб.
1С:Document Management 300 000 руб.


Если документооборот уже приобретен и запущен, что делать?

  • Не паниковать, все задуманное и настроенное останется в новой системе
  • Сделать апгрейд до версии КОРП (если у вас Проф), можно обратится к любому партнеру 1С Франчайзи. Цена у всех будет одинаковая
  • Зарядится терпением и позитивом - внедрение дело не простое, особенно тех процессов, которые до этого не были автоматизированы. 




Функциональность 1С Документооборот в разрезе типовых проблем и задач.

Обычная проблематика нашего целевого клиента:
  • Длинные сроки согласования договоров, отсутствует четкий процесс, единообразие и ответственность. Договор может на долго застыть на месте или даже потеряться
  • При большом объеме договоров сложно контролировать сроки их действия. Иногда сроки договора могут закончится очень неожиданно а заключение нового договора длинная и сложная задача
  • Найти быстро нужный и актуальный договор сложная задача
  • Документы теряются и не всегда находятся
  • Отсутствует унификация и шаблоны. На заключение договоров уходит много времени. Другая проблема, когда шаблоны унифицированы, но их очень много
  • Отсутствуют инструменты контроля процессов, но очень хочется прозрачности
  • Не поставлен контроль входящих, исходящих и внутренних документов


 

Управление договорами, длинные сроки согласования

Как правило договоры согласовываются вручную или в лучшем случае по электронной почте.  Обычно при небольшом документообороте, когда речь идет о нескольких десятков договоров в год и исторически выстроенных процессах проблем не возникает. Однако, при большем количестве договоров такая задача требует все больше ответственных кадров. Кроме того, ручное согласование занимает много времени. Согласование по электронной почте в некоторых случаях ускоряло согласование, но тоже имеет свои проблемы. У письма нет срока ответа, поэтому согласант мог пропустить письмо о согласовании или отложить его на неопределенный срок, и инициатору приходилось напоминать о согласовании дополнительным письмом или телефонным звонком. Также при согласовании по электронной почте процесс параллельного согласования может превратиться в жуткую головную боль, если этапов согласования больше одного. Сведение в одном месте различных версий документа становится нетривиальной задачей.

Так или иначе согласование договора превращается в задачу «проталкивания» его по согласантам, сбора их подписи вручную или отслеживания сроков согласования по памяти или какими-то подручными средствами, теряя при этом деньги на сроках выхода на контакт или на трудозатратах на непроизводственные процессы.

 

1С:Документооборот позволяет выстраивать шаблоны маршрутов согласования договоров, отслеживание этапов и сроков согласования, позволяет работать всегда с актуальной версией документа и стать основой для корпоративной культуры исполнительской дисциплины. Наличие бесплатной мобильной версии для смартфонов позволяет не прерывать процесс согласования при командировках. Наличие автоматической эскалации не позволит затянуть процесс при больничных и отпусках.

 

1С:Документооборот позволяет вести шаблоны согласования документов:





1С:Документооборот позволяет осуществлять контроль просрочки сроков согласования







1С:Документооборот позволяет создать удобство согласования документа, даже при удаленной работе.




1С:Документооборот позволяет эскалировать задачи



Отсутствует учет сроков действия договоров, особенно когда их много



Рано или поздно любой договор заканчивается. По окончании договора необходимо принимать решение, продлять договор или нет. А если продление будет осуществляться через дополнительное соглашение или новый договор, то требуется некоторое время для его подготовки, согласования и подписания сторонами. При этом, если от договора зависят поставки важных комплектующих или материалов, то желательно об этом знать заранее. Или речь идет о договоре аренды и нужно уточнить, будет ли продлен договор аренды или нужно искать нового арендатора. Очень редко, когда ведется учет сроков действия договора, что может повлечь за собой производственные, коммерческие и юридические риски

1С:Документооборот предупредит вас о приближении и о наступлении срока окончания действия договора удобным для вас способом: электронным письмом или оповещением в программе и даже смс. 




Долгий поиск информации по договору

Как правило, чтобы найти нужную информацию по договору обращаются в бухгалтерию. Далее просматривают оригинал или бумажную копию. Если у инициатора плохая память, то узнать информацию окружения договора становится проблематичным.

Если есть электронное место хранение договоров, то поиск становится чуть быстрее, но не намного эффективнее.

 

1С:Документооборот позволяет осуществить быстрый поиск информации по договору: оригинала договора, скан-копии договора, связанной информации по договору, такой как переписки по договору, в том числе и по электронной почте. При этом полнотекстовый поиск найдет неструктурированную информацию с учетом морфологии слова и орфографических ошибок даже в графических файлах. 







Потеря документов

У одного клиента случались ситуации, когда договор просто терялся на столе у согласанта, приходилось заново распечатывать и согласовывать документ.

 

1С:Документооборот позволяет избежать физического перемещения оригинала документа и отправлять на согласование и исполнение электронную копию, тем самым решая саму суть проблемы потери документа. А учет по местам хранения с журналом передачи легко поможет найти и оригинал документа.





Разнообразие шаблонов договоров, отсутствие унификации

В организации существуют множество вариантов договора одного вида что плохо сказывается на производительности из-за отсутствия стандарта. Эти проблемы отчасти решаются отдельным договорным отделом, однако мало кто из компаний может позволить себе роскошь держать структуру, занимающую только подготовкой и согласованием договора. Как правило инициаторами договоров являются различные подразделения. И даже если есть отдельный отдел по работе с договорами, трудно поддерживать унификацию шаблонов договоров, так как у каждого пользователя через некоторое время неизбежно сформируется свой шаблон.

 

1С:Документооборот позволяет сократить время подготовки договора, так как при внедрении можно определить стандарт унифицированной формы договора и даже настроить шаблон автозаполнения, после чего процесс создания типового договора превращается в задачу 5-ти минут, вне зависимости от стажа и опыта сотрудника.







Процессы

У всех руководителей рано или поздно возникает желание унифицировать и даже автоматизировать процессы в компании, превратив офис с подобие конвейера с четкими механизмами, стандартами, сроками и показателями. При этом система должна совмещать и саму среду организации процессов и связать процессы с субъектами процесса – документами.

 

1С:Документооборот позволяет описать в виде графической схемы процессы компании и организовать работу информационных потоков по этим процессам унифицируя процессы в шаблоны. 





Беспорядок и отсутствие контроля за входящими документами

Учет входящей корреспонденции обычно не вызывает проблем до этапа регистрации документа в журнале входящих документов. Но далее могут возникать проблемы с учетом исполнения резолюций по письму и наличию ответа на входящее письмо

Обычно резолюции накладываются на оригинале документа, который передается исполнителю. При этом может возникнуть ситуация, когда оригинал документа оказался потерян, а поручение в резолюции не выполнено. Когда возникает поступает повторное обращение, определить причину отсутствия ответа часто не представляет возможным, что сказывается на репутации организации.

 

1С:Документооборот позволяет организовать внесение резолюций, постановку задачи исполнителю, наличие связи исходившего документа со входящим позволяет однозначно определить наличие ответа, а не выполненная задача – нарушителя. Регистрация документа из электронной почты сильно упростит работу секретаря.



Отсутствует порядок и контроль за исходящими документами

Процесс создания исходящего письма начинается с подготовки проекта, его согласования, подписания и отправки. На любом этапе возникают сложности, связанные с отсутствием унифицированных актуальных бланков, как правило ручным согласованием и подписанием документа непосредственно ответственным или секретарем, а также отсутствием контроля отправки, что может вызвать задержку подготовки ответа или даже сорвать его. Кроме того, отсутствие информационного окружения исходящего письмо не позволит раскрутить цепочку событий уже через 2 месяца.

 

1С:Документооборот позволяет унифицировать и поддерживать в актуальном состоянии шаблоны исходящих документов, а наличие механизма автозаполнения сократит время на его подготовку. Например адресат может подставится в файл письма в нужное место автоматически. Отправка на согласование в электронном виде высвободит время на другие полезные дела. Система сама в конце положительного согласования поставит задачу секретарю распечатать, подписать, зарегистрировать и отправить письмо с отправкой уведомлений инициатору.




Беспорядок во внутренних документах

Архив документов нужен каждой организации. Обычно он организован как набор файлов на дисковом массиве в иерархической структуре папок. Иерархия определяется количеством разрезов, по которым хранятся документы. Если двигаться по структуре, найти документ не составит труда. Но если нам точно не известны критерии, то поиск занимает много времени. Кроме того, мы можем использовать только один уровень прав, разграничивая доступ или по видам документов, или по контрагентам, в зависимости от того, какой элемент находится в корне иерархии. И совсем сложно сделать систему разграничения прав доступа к некоторым документам внутри иерархии. Например предоставить доступ по документам подразделения по определенным контрагентам. А некоторые документы скрыть от всех пользователей.

 

1С:Документооборот позволяет организовать хранилище документов для быстрого поиска по множеству критериев одновременно, что позволяет сократить список искомых документов до единиц. Причем отборы могут быть осуществлены даже по дополнительным реквизитам документа, добавленных пользователем без программирования. В тех случаях, когда вы помните только некоторую информацию по документу, то полнотекстовый поиск поможет отобрать документы с учетом морфологии слова или словосочетания, обрабатывая орфографические ошибки и даже по графической информации. Если же известно информационное содержание документа, например переписка по договору, найти сам договор можно будет пройтись по связи.

Многомерная система прав позволит создать такой набор прав доступа к документу, который удовлетворит любую службу безопасности. А встроенное логирование действий пользователей позволит разобрать ситуацию постфактум. 
















Возврат к списку