+7 (495) 488-6997 Москва, ул. Тверская 19 оф.45

Продукты

Функционал блока "Материальный Учет"

  • Осуществление закупки и прихода материалов на склад в разрезе строительных работ объекта строительства.
  • Оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения. 
  • Регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок.
  • Поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов. 
  • Оформление неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров. 
  • Анализ потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах. 
  • Оперативное планирование закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей. 
  • Сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам; 
  • Анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов); 
  • Планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах; 
  • Подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них; 
  • Составление графиков поставок и графиков платежей.


Закупки и складской учет

 

Некоторые аспекты проблематики процесса закупок:

  • Поиск надежного поставщика, способного должным образом и в назначенный срок реализовать обязанности по договору поставки
  • Разрозненный справочник номенклатурных позиций, зачастую дублирующих друг друга в разрезе ассортимента поставщика
  • Отсутствие возможности должным образом отследить процесс закупки, оплаты и поставки необходимого материала
  • Отсутствие зафиксированной связи между оперативным и регламентированным учетом
  • Непрозрачность процесса при отсутствии разумного контроля

 

Подсистема «Закупки», являющаяся одним функциональных блоков системы ERP, отвечают ряду описанных выше задач.

Наличие справочника «Поставщики» позволяющего проверить поставщика в реестре поставщиков, а также зафиксировать всю необходимую контактную информацию.

Используя подчиненные справочники возможно отслеживать все данные по договорам с текущим поставщиком, контролировать и определять способы оплаты

Для определения списка вовлекаемых в те или иные процессы организации материалы существует справочник «Номенклатура» (в данном случае продаваемых или приобретаемых материалов), который имеет детализацию по видам и свойствам, что позволяет тематически разделить используемую номенклатуру и упростит в дальнейшем поиск и отбор необходимой позиции.

Помимо этого, каждая номенклатурная позиция, представленная в системе в виде карточки номенклатуры, способна хранить о различных мерных единицах и параметрах финансового учета.

Зачастую может возникнуть ситуация, когда с поставщиком достигнуты определенные договоренности, однако предоставленная по договору спецификация содержит наименования, отличные от имеющийся в базе организации. Для решения данного вопроса существует возможность для установки связи между номенклатурой своей организации и номенклатурным наименованием, предоставляемым поставщиком – Номенклатура поставщика.

Таким образом на этапе подписания договора поставки организация имеет всю необходимую информацию для фиксации данных в системе, следовательно, для оформления документа «Заказ поставщику»

«Заказ поставщику» предназначен для первичной фиксации взаимоотношений с поставщиком, как в разрезе сроков и поставки номенклатурных позиций, так и финансовых обязательств поставщика и собственной организации.

Данный документ интересен тем, что в нем присутствует три важных параметра:

· Статус: «На согласовании», «Согласован», «Подтвержден», «К поступлению» и «Закрыт». Каждый из статусов является своего рода шагом процесса и позволяет определить на каком этапе находится документ

· Текущее состояние: «Ожидает выбора поставщика», «Ожидает оплаты», «Готов к закрытию». Состояние является неким признаком ожидаемого от исполнителя действия.

· Правила оплаты: «Аванс (до подтверждения)», «Предоплата (до отгрузки)», «Кредит (после отгрузки)». Фиксация способов расчета с поставщиками, где есть возможность указать дату, процент и сумму очередного платежа.

Помимо сказанного, «Заказ поставщику» является документом-распоряжением для приемки материала на склад организации – создание документа «Поступление товаров и услуг». Таким образом он автоматически встает в цепочку документов, которые в любой момент можно отследить по структуре подчиненности документов.

«Поступление товаров и услуг» - документ, способный создаваться, как на основании «Заказа поставщику» и быть частью цепочки обеспечения, так и создаваться независимо при приобретении товара без участия поставщика, либо покупкой через подотчетное лицо.

Документ способен фиксировать не только оперативную информацию по учету товаров, но и является предпосылкой для отражения операции поступления в регламентированном учете, а так же автоматически создать «Счет-фактуру полученный».

После оприходования товара на собственном складе организации, цепочку можно продолжить перемещением товара на прочие склады организации, создав документ «Перемещение товаров», который тоже может стать элементом цепочки подчиненных документов.

 

Это один из вариантов товародвижения между организациями

«Заказ поставщику» - «Поступление товаров и услуг» - «Счет-фактура полученный» - «Перемещение товаров»

 

Помимо типовых вариантов, существуют частные случаи.

Частные случаи возникают в случае, когда типовых документов не хватает в виду специфики работы организации, либо сложности налаженных в организации процессов.

 

Один из таких случаев.

Департамент закупок организации разделен на два подразделения – закупка проектных материалов, обеспечивающих участки строительные участки проектными материалами, закупка непроектных материалов, обеспечивающих строительные участки и прочие службы организации вспомогательными материалами.

В силу специфики формирования потребностей и их объемов закупки проектных материалов обеспечиваются из созданного в системе документа «Строительная спецификация», выражающего детальную потребность в материалах для каждой отдельной работы, ведущейся на объекте.

В виду большого количества объектов строительства (соответственно Строительных спецификаций), большого количества поставщиков материалов и наличия тендерной системы выбора поставщика, было принято решение о создании рабочего пространства, способного обеспечить потребности отдела закупок – «Рабочий стол по проектным закупкам». А также, для обеспечения потребности в фиксации списка товаров для закупки, был предусмотрен новый статус для документа «Заказ поставщику» - «Заявка». Документ дополнен печатной формой, использующейся на тендерной торговой площадке.

Для реализации потребностей в непроектных и вспомогательных материалах был разработан документ «Заявка на закупку ТМЦ». Данный документ включает в себя возможность проверки наличия требующихся товаров на складах организации с дальнейшим их резервированием. Для обработки потребностей в непроектных закупках был разработан «Рабочий стол по непроектным закупкам».

Поскольку департамент закупок практикует профильное разделение закупаемых товаров –металлоконструкции, бетонные изделия, механизмы, горюче-смазочные материалы, запасные части для используемой техники и т.д. рабочие столы были дополнены функциональными возможностями по разделению потребностей, выраженных в спецификациях и заявка. Таким образом из нескольких спецификаций или заявок может быть сформирован один заказ поставщику, способный обеспечить заявленные потребности.

Поскольку сформированные заказы поставщику имеют большой позиционный и количественный объем (документ может в себе содержать до 400 различных наименований потребностей) и, как следствие, их поставка одной партией достаточно проблематична, компания практикует раздельную поставку. Был разработан документ «Уведомление об отгрузке», хранящий в себе информацию о текущей поставке товаров в количественном и денежном эквиваленте. Так же документ хранит в себе информацию о ранее поставленном товаре и, как следствие, исключает обеспеченные объемы из дальнейшей поставки по следующему уведомлению.  Документ дополнен печатной формой М7 и возможностью вложения файла с указанием вида документа.

В виду большой удаленности объектов строительства от региональных центров компания практикует использование транзитных складов и логистических партнеров, таким образом существует цепочка по созданию документа «Перемещение товара» на основании «Перемещение товаров». Такая потребность так же была обеспечена.

Таким образом «типовая цепочка» для данной организации имеет большую детализацию:

«Строительная спецификация» («Заявка на закупку ТМЦ») – «Рабочий стол по проектным (непроектным) закупкам» - «Заказ поставщику» - «Уведомление об отгрузке» - «Поступление товаров и услуг» - «Перемещение товаров» - … - «Перемещение товаров».








Возврат к списку