Обзор функциональных возможностей 1С:ERP УСО и как запускать ERP систему в строительной компании

Содержание

Введение
Обзор функциональных возможностей системы 1C:ERP УСО2

С чего обычно начинается внедрение 1С:ERP УСО 2 и с какими проблемами сталкивается команда внедрения?

• Вариант №1. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для автоматизации регламентированного учета
• Вариант №2. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для построения финансового учета
• Вариант №3. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для построения оперативного учета строительства"

Введение

В этом обзоре представлен опыт автоматизации строительных компании на программном продукте "1C:ERP Управление Строительной Организацией 2" (далее 1С:УСО 2 или ERP УСО). Мы не будем перечислять функции, как в рекламном буклете (Вы можете самостоятельно с ними ознакомиться на сайте вендора). Раскрываем детально:

Какие задачи решаются в каждой подсистеме
Каких пользователей нужно готовить к работе в ERP и УСО
Как следует запускать подсистемы для автоматизации строительных компаний
С какими подводными камнями Вы столкнётесь при внедрении 1С: УСО 2

Важно отметить что функционал 1С:УСО 2 имеет "закрытые от изменения/доработки модули", на конец 2025 года «закрытыми» остаются только самые сложные механизмы:

Распределение НДС для стройки
Расчет НЗП для стройки
Особенности учета по ФЗ-214
Распределение расходов на строительство и расчет баз распределения
Статусы объектов недвижимости
Расчет целевых показателей в строительстве
Работа с доп. соглашениями в структуре договора
Дерево строительных работ в документах: план / договор / факт / акты
Расчет и актуализация графика строительства
Печать специализированных форм (например, М-19)

Это означает что доработать самостоятельно эти модули не получится, однако есть процедура вендора по которой Вы можете запросить открытие кода для изменения в собственных целях (письмо в поддержку 1С с описанием необходимости доработок и как правило вендор запрашивает ТЗ).
Далее рассмотрим функционал и процессы для автоматизации строительства: подсистемы в обзоре идут не в алфавитном порядке, а по степени их важности для автоматизации учета строительства. Начинаем с самого главного.

↑ Вернуться к оглавлению

Обзор функциональных возможностей системы 1С:ERP УСО 2

Подсистема "НСИ и администрирование"

Это — как нервная система организма. Здесь выполняется базовая настройка и объединение частей в единое целое. На начальном этапе проектирования системы 1С:УСО 2 следует определить подсистемы которые будут запускаться и проработать структуру всех ключевых аналитик.

Справочники из раздела "НСИ" нужно распределить по ответственным службам, составить для каждого регламент ведения и регулярно проводить выверку и чистку от дублей.
Другие подразделы – «Начальное заполнение» и «Администрирование» — это технические инструменты, и редактировать их могут только специалисты, ответственные за поддержку системы.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Регламентированный учет"

Это ядро любой ERP-системы, отвечающее за ведение бухгалтерского и налогового учета. Работа в этой подсистеме — зона ответственности бухгалтерской службы.

Помимо типовых функций 1С:ERP, здесь реализован ряд специализированных механизмов для 1С:УСО 2:

Учет по ПБУ 2/2008 (специфика УСО)
Учет отражения работ в бухгалтерском учете (специфика УСО)

РАСПРОСТРАНЕННАЯ ПРАКТИКА: ведение «чистой базы для бухгалтерии» отдельно, часто игнорирует тот факт, что даже в отсутствие бухгалтеров в системе 1С:ERP, такие операции, как закрытие периода и выверка данных, являются обязательными.

Основные проблемы при запуске ERP для оперативного учета:

Учетные ошибки не исправляются и накапливаются (проверка выполняется в "бухгалтерской" базе)
Никто не закрывает период в ERP (бухгалтерия сводит учет вне ERP, нет ответственных за эти процедуры закрытия в ERP)

РЕКОМЕНДАЦИЯ: не следует запускать ERP-систему в промышленную эксплуатацию без запуска регламентированного учета. Заблуждение, если Вы считаете, что можно организовать 2 закрытия (в 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP) или закрытие периода в ERP НЕ силами бухгалтерии.

Команда «Практика Решений» имеет большой опыт аудита внедрений и наши наблюдения свидетельствуют: ситуации, когда учет в ERP ведется безупречно, а периоды закрываются строго по графику без участия бухгалтеров, — почти невозможная. Количество таких компаний крайне мало. Обычно только бухгалтера имеют навык той тщательности, с которой стоит подходит к закрытию периодов.

Архитектура системы 1С:УСО 2 предполагает, что бухгалтерская служба работает с уже сформированными документами, проверяя их и отражая в учете. Для этого предусмотрены специализированные рабочие места и контрольные процедуры.

Непосредственный ввод первичных документов должны осуществлять ответственные за ввод финансовых документов. Задача бухгалтерии в этом случае проверить правильность ввода данных и подтвердить готовность документа для отражения в РУ.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Финансовый результат и контроллинг"

В этой подсистеме реализована критически важная для 1С:УСО 2 функция — «Закрытие периода». Мы настоятельно рекомендуем включать этот процесс в эксплуатацию с самого начала и выполнять его с высокой регулярностью (от ежемесячного до еженедельного автоматического режима), сопровождая выверкой накопившихся ошибок.

ВСТРЕЧАЮЩАЯСЯ ПРАКТИКА: период в ERP закрывается 1 раз в квартал (как правило из-за больших объемов сведения информации бухгалтерией: ЗУП, накладных пришедших задним числом и пр.). Это означает что компания получает финансовую и управленческую отчетность на четвертый месяц, о каком оперативном принятии решений может идти речь...

Ошибки необходимо оперативно распределять между ответственными подразделениями либо анализировать совместно ИТ-отделом и бухгалтерией с последующей постановкой задач на исправление.

Это вторая по значимости подсистема. Ее отсутствие в продуктивной эксплуатации делает запуск ERP системы неполноценным, что почти гарантированно приведет к негативному заключению при любом внешнем аудите.

Дополнительно подсистема включает ряд важных учетных механизмов:

Учет по «интеркомпани». Позволяет вести консолидированные складские остатки для группы компаний в единой базе. Система автоматически формирует рекомендации по внутригрупповым операциям для сведения балансов на конец периода
Учет НДС. Полнофункциональный модуль для закрытия периода по НДС, включая ручные корректировки. Является обязательным к использованию всеми компаниями, сдающими соответствующую отчетность
Ручные корректировки доходов и расходов. Функционал, аналогичный ручным операциям в «1С:Бухгалтерии»
Оперативный «Управленческий баланс». Мощный инструмент для построения баланса непосредственно из управленческих данных. На практике освоение этого функционала встречается редко
Монитор целевых показателей. Инструмент для высшего руководства, который на практике часто замещается дашбордами во внешних BI-системах.

↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Склад и доставка"

Данная подсистема имеет высокий приоритет для подрядных организаций, поскольку материалы формируют значительную часть себестоимости.
Базовый функционал включает:

Внутреннее товародвижение, обеспечивающее проведение всех складских операций (перемещение, списание, сборка). Учет должны вести материально-ответственные лица (МОЛ или кладовщики), которые и несут ответственность за достоверность оперативных остатков (МОЛ склада отвечает за то, чтобы в 1С:УСО 2 были достоверные остатки). Перекладывание этих функций на бухгалтерию — типичная ошибка, приводящая к расхождению учетных и фактических данных

Учет инвентаризаций, позволяющий планировать и проводить инвентаризации, в том числе выборочные. Необходим для выявления расхождений учетных и фактических данных ВАЖНО: Необходимо чтобы кладовщик вводил и проводил "накладную", бухгалтерия работает с уже проведенными складскими документами, осуществляя их проверку и учетное отражение. Для этого надо организовать процесс: электронного сбора накладных ежедневно / регистрации их в системе ERP / проведение (движение по оперативным регистрам) / уведомление бухгалтерии о новых приходах.

Ключевой и методологически сложный блок — «Обеспечение потребностей». Потребности формируются на основе различных заказов (клиентских, производственных и др.). Задача системы — распределить их между менеджерами по закупкам для формирования Заказов поставщикам.

Основные сложности при внедрении:

Высокие требования к качеству начальных настроек НСИ («Виды номенклатуры», «Способы обеспечения» настраивать необходимо в самом начале)

Регулярность и своевременность отражения всех движений ТМЦ приход/перемещение/списание в производство/инвентаризация

Необходимость четкого закрепления зон ответственности внутри отдела закупок. Нужно поставить процесс оприходования на основании отдела Закупок (контроль сроков поставки/оприходование по ТТН/уведомление бухгалтерии/перемещение/списание в производство)

Отсутствие готовых интеграций с тендерными площадками (нужно писать интеграции и решать вопрос с учетом "Номенклатуры поставщика" и "Номенклатуры склада")

Опциональные модули (ордерный склад, адресное хранение, управление доставкой) требуют взвешенного подхода к внедрению и актуальны для компаний с соответствующими бизнес-процессами.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Закупки"

Подсистема «Закупки» по праву считается одной из наиболее важных при автоматизации бизнес-процессов строительной компании. И это вполне закономерно: любой вид строительного бизнеса начинается — с закупки «материалов и оборудования», необходимых для производства работ, привлечение «работ подрядчика».

Центральное место в данной подсистеме, безусловно, занимает грамотная настройка НСИ – того самого фундамента, на котором строится вся последующая работа. Ключевыми учетными единицами здесь являются:

Соглашения с поставщиками, которые по своей сути являются аналогом «рамочных договоров», устанавливающих обобщенные условия сотрудничества
Договоры с поставщиками – это уже конкретные учетные сущности, имеющие номер и дату, в которых могут быть детализированы общие условия оплат и поставок
Заказы поставщикам – это, спецификации к договорам, где содержится вся конкретика по тому, что поставляется, в каких объемах, и когда подлежит оплате.

Качество, которым должна обладать подсистема — непрерывность и последовательность отражения операций взаимодействия с поставщиками – начиная от создания заказов, через проведение актов и накладных, вплоть до обработки возвратов и корректировок поступлений. Аналогичным образом в 1С:УСО 2 ведется учет операций с комитентами, включая прием товара на комиссию, его последующий выкуп и формирование отчетов для комитентов. Операции в системе должны вести менеджеры, которые несут прямую ответственность за исполнение договоров.

ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩАЯСЯ ПРАКТИКА: Это правило кажется очевидным, однако, на практике, когда мы выходим на обследование / аудит текущего учета, то самой частой и проблемой, которую мы выявляем, оказывается "разовый" — без отслеживания и актуализации — ввод Заказов поставщикам. Усугубляет ситуацию оформление заказов лишь в тот момент, когда уже остро необходимо оформлять поставку — то есть, когда нюансов и историю закупки уже мало кто помнит.

Такой подход ведет к тому, что взаиморасчеты в системе быстро теряют актуальность и перестают отражать реальную картину, а у пользователя накапливается недовольство системой: в момент, когда, по идее, нужно совершить простую операцию по отражению поступления, он вынужден заниматься решением головоломки «как правильно ввести или экстренно исправить старый заказ, чтобы система, наконец, перестала ругаться на вводимый документ и все суммы сошлись».

РЕКОМЕНДАЦИЯ: вводить заказы в систему необходимо сразу в момент согласования его сторонами. Далее, актуализировать эти заказы требуется при получении каждого дополнительного соглашения или при любом изменении исходных условий поставки. Кроме того, на ежедневной основе нужно обязательно следить за текущим состоянием исполнения заказов – это должно стать своего рода утренней рутиной для ответственного менеджера. И, наконец, каждую неделю в обязательном порядке следует проводить плановую проверку исполнения и закрывать выполненные заказы. Именно такая регулярная и дисциплинированная обработка заказов часто является той самой «волшебной таблеткой», которая позволяет привести все взаиморасчеты в системе в абсолютно надлежащий и прозрачный вид.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Казначейство"

В подсистеме находиться функционал для управление денежными средствами компании. Если говорить конкретнее, речь идет о таких процессах, как:

Формирование Заявок на расходование ДС
Формирование Платежного календаря
Учет банковских операций
Учет операций с кассой
Учет операций эквайринга
Учет расчетов с подотчетными лицами
Управление взаимозачетами задолженности
Управление финансовыми инструментами (кредиты и займы)

Что касается практического распределения этих функций среди сотрудников, то здесь наш опыт склоняется к правилу: "Формирование заявок на расходование ДС – должно быть передана в руки всех владельцев расходов". Под этим подразумевается широкий круг ответственных лиц: кураторы договоров, руководители различных отделов и все инициаторы расходов, то есть заявители.

Все остальные перечисленные функции, как правило, делегируются профильным специалистам бухгалтерской службы – бухгалтерам по учету банковских операций и кассовых операций. Нужно отметить, что в условиях крупных компаний и холдинговых структур, где объемы финансовых потоков значительны, все эти задачи имеют тенденцию к обособлению и часто выделяются в полноценный, самостоятельный отдел, который так и называется – Казначейство.

Наша команда "Практика Решений" видит в этой подсистеме критическую важность для обеспечения оперативного контроля над бизнес-процессами. Исходя из этого, мы настоятельно рекомендуем считать внедрение процесса работы с Заявками на расходование ДС обязательным элементом на самых первых, стартовых этапах освоения системы, поскольку всегда видим негативные последствия откладывания такого решения. На начальном шаге допустимо формирование этих заявок в ручном режиме, что позволит пользователям привыкнуть к процедуре. А уже по мере более глубокого погружения во все тонкости планирования, можно будет постепенно приходить к более сложному, автоматизированному их созданию, которое будет осуществляться на основании заранее заданных условий оплат и сформированных заказов поставщикам.

СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ: Плановое поступление ДС от клиента регистрируется в документе "Заказ клиента".
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Производство"

Переходя к следующему блоку, мы подходим, пожалуй, к самому сложному и комплексному участку — подсистеме "Производство". Это действительно типовая, но при этом самая продвинутая и многогранная подсистема в рамках 1С:ERP, которая позволяет автоматизировать все ключевые производственные процессы. Что важно, она предлагает два принципиально разных варианта организации учета:

Учет через "Этапы производства" (данный подход требует активного вовлечения и всех служб, участвующих в строительном производстве)

Упрощенное производство через "Производство без заказа" (как правило, выполняется силами сотрудников ПТО, которые отвечают за регистрацию выпуска готовой продукции и расчет ее себестоимости)

Для целей автоматизации вспомогательного производства, наш опыт показывает, что если начинать именно с простой регистрации факта выпуска через механизм "Производство без заказа", процесс освоения операционного учета в системе проходит более гладко. Последующий переход на сложный учет производства, например, для автоматизации процессов вспомогательного производства строительных материалов, не является необходимым, и может быть избыточным с точки зрения трудозатрат. Окончательное решение в данном вопросе остается на усмотрение Заказчика, и в значительной степени зависит от уровня замотивированности и готовности сотрудников "на местах" к работе с более сложными инструментами.

Важно: учитывать, что запуск функционала по учету выработки сотрудников в производственных документах требует сдельного способа расчета оплаты труда, что сначала нужно синхронизировать с кадровой службой.
↑ Вернуться к оглавлению

Сметная подсистема (УСО)

Специализированный модуль — "Сметная подсистема". Особенность ее в том, что она представляет собой отдельный программный продукт — "1С:Смета 3", встроенный в систему.

По своей сути и набору возможностей данная подсистема является полноценным аналогом популярных сметных продуктов, таких как ГРАНД Смета, Смета.ру и подобных решений, к которым так привыкли сметчики. Система обладает всем необходимым функционалом для полноценной подготовки сметной документации, а именно:

Хранение баз сметных расценок, в том числе актуализированных федеральных и территориальных
Формирование собственных сметных расценок и норм для уникальных видов работ
Формирование сметных расчетов различной сложности – как полностью с нуля, так и удобным копированием из существующих проектов
Проведение экспертизы и проверки готовых сметных расчетов на соответствие нормативам и внутренним стандартам компании

Если раздел решено использовать в 1С:УСО 2, то внедрение данной подсистемы мы рекомендуем проводить с отказом от всех альтернативных сметных систем, с полным погружением сотрудников сметно-договорного отдела (СДО) в ее функционал. Такой подход позволяет создать единое информационное пространство и избежать двойного ввода данных.

Отдельно стоит обратить внимание на современную и востребованную функцию — загрузку BIM-моделей из "1С:Смета ТИМ" непосредственно в структуру сметы. Этот инструмент позволяет:

Обеспечить хранение структуры элементов BIM-модели прямо в системе
Сохранять все свойства и атрибуты каждого элемента BIM-модели
Осуществлять формирование смет непосредственно в привязке к элементам BIM-модели, что значительно повышает точность и детализацию

Однако на практике, как показывает наш опыт внедрения 1С:УСО 2, сметчики далеко не всегда готовы отказаться от привычного ПО (например, ГРАНД Сметы) мотивируя это тем что они так привыкли, Заказчик дает смету в таком формате и пр.. И в этой ситуации мы делаем акцент на двух ключевых функциях, использование которых является крайне необходимым для полифункционального внедрения 1С:УСО 2:

Сметная подсистема позволяет загружать все популярные сметные форматы (например, в форматах XML, ARP, ARPS и др.). Это позволяет сметчикам продолжать работу в удобной для них программе, а затем импортировать готовый результат в 1С:УСО 2

Из загруженной в 1С:УСО 2 сметы, через специальный инструмент "Мастер обработки смет", в полу-автоматическом режиме формируется план-график проекта строительства и рассчитывается потребность в ресурсах (материалах, технике, трудовых затратах)

Именно такое минимально-необходимое использование подсистемы является тем самым связующим звеном, которое позволяет всем последующим подсистемам 1С:УСО 2 (управление ресурсами, закупками, выполнением работ) действовать сообща, на единой основе ресурсных данных, а не становиться изолированными инструментами, усложняющими работу и коммуникацию пользователей.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Управление выполнением работ" (УСО)

Ключевой блок для отраслевого строительного учета, он представляет собой, специализированную надстройку над типовой 1С:ERP. В рамках данной подсистемы собраны и логически связаны пять больших разделов функциональности, охватывающих полный цикл управления строительными работами.

Планирование выполнения работ. Здесь осуществляется целый комплекс операций, таких как сопоставление данных сметной документации с календарным графиком, формирование графика производства работ как для взаимодействия с Заказчиком, так и для работы с Подрядчиками. Кроме того, в этом же блоке происходит важнейший процесс утверждения стоимостей на используемые ресурсы, а также утверждение процента косвенных расходов, что в итоге позволяет формировать бюджет выполнения работ

Планирование ресурсов. Он включает в себя формирование разделительных ведомостей, которые детализируют потребности в работах и материалах. На основе этих данных формируется план потребностей в материалах, что, в свою очередь, является основой для последующих закупок. Параллельно с этим составляются графики работы физических лиц и формируется план потребностей в строительной технике, обеспечивая тем самым комплексный подход к ресурсному обеспечению проекта

Учет выполнения работ. Функционал разделен на несколько последовательных участков. Во-первых, это отражение внутреннего выполнения работ собственными силами, с последующим обязательным сопоставлением этих данных с табелями учета рабочего времени и данными о понесенных расходах. Во-вторых, это работа с актами выполненных работ – как внутренними, так и внешними формами КС-2, что составляет основу документооборота с контрагентами

Учет отраслевых расходов. В этой части системы фиксируется приемка работ, выполненных подрядчиками, осуществляется учет поступления материалов на объекты, отслеживается доставка, а также производится списание материалов непосредственно в строительство. Помимо этого, здесь же ведется учет работы сотрудников компании и используемой техники, формируя тем самым полную картину производственных затрат

Завершающим элементом подсистемы выступает план-фактный анализ. Этот инструмент позволяет проводить глубокую аналитику по различным направлениям: анализировать выполнение работ как со стороны Заказчика, так и со стороны Подрядчиков, проводить анализ по элементам BIM-модели, а также на конкретных сценах BIM. Отдельно стоит отметить анализ обеспеченности проекта материалами и контроль их фактического расхода

Важно подчеркнуть, что в рамках данной подсистемы абсолютно все функции, связанные с фактическим учетом, являются обязательными к использованию. Более того, если в них нет потребности, то это прямо указывает на то, что использование специализированного решения "1С:ERP Управление Строительной Организацией 2" избыточно и для задач компании будет достаточно возможностей стандартной 1С:ERP системы (как использовать 1С:ERP для автоматизации стройки можно прочитать в статье ).

Что касается основных пользователей данной подсистемы, то круг их достаточно широк и охватывает ключевые подразделения строительной компании. В частности, сметно-договорной отдел использует ее для сопоставления данных со сметами и для проверки контрактных ведомостей. Производственно-технический отдел (+ИТР) выступает в роли основных пользователей, ответственных за ввод оперативного плана/факта выполнения работ. Планово-экономический отдел, в свою очередь, задействует подсистему для выполнения функций планирования и проведения план-фактного анализа.

В заключение стоит отметить важную тенденцию, наблюдаемую в последних версиях 1С:УСО 2. Она заключается в четком разделении: отраслевого функционала строительства который используется для отражения оперативного факта хозяйственной деятельности, в то время как для последующего отражения этого же факта в регламентированном учете применяются уже отдельные, специальные документы. На текущий момент такой порядок действует для всего учета работ. Что же касается учета материалов, то он осуществляется в рамках единых документов, которые одновременно служат целям как оперативного, так и регламентированного учета.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Внеоборотные активы"

В рамках строительной отраслевой специфики подсистема используется для учета:

Объектов основных средств, куда входит все имущество компании, от офисной техники и автотранспорта до зданий и, что особенно важно для строительной отрасли, земельных участков
Объектов нематериальных активов (НМА), такие как программное обеспечение, лицензии, патенты и товарные знаки
Расходов на НИОКР, которые подлежат капитализации и дальнейшему списанию
Долгосрочной аренды и лизинга основных средств

При этом крайне важно учитывать одну ключевую особенность: 1С:ERP спроектирована так, что капитализируемые объекты строительства в данной подсистеме только принимаются к учету (вводятся в эксплуатацию). Все остальные операции, такие как: отражение расходов хоз. способом, поступление расходов от подрядных организаций, распределение НДС - выполняются в других подсистемах. А если мы учитываем объекты жилой недвижимости, которые состоят из жилых и нежилых помещений, то для них в 1С:УСО 2 есть отдельный добавленный функционал (подсистема Управления недвижимости).

Операции в данной подсистеме чаще всего в системе ведет бухгалтер по учету ОС и НМА, который обладает необходимой квалификацией для работы со сложными правилами амортизации и переоценки имущества. В редких случаях, обычно в крупных компаниях, часть функций, таких как первичный учет арендованных ОС, могут быть переданы менеджерам по учету ОС.

Кроме того, именно в этой подсистеме закладываются базы для расчетов всех видов имущественных налогов: транспортного , земельного и налога на имущество организаций. Что служит еще одним доводом в пользу передачи раздела в зону ответственности бухгалтерии, что обеспечивает целостность и непротиворечивость данных.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Управление автотранспортом" (УСО)

Подсистема представлена встроенным модулем 1С:УАТ, который являет собой полнофункциональное решение для комплексного управления техническими средствами, используемыми в строительной деятельности. Данный модуль охватывает широкий спектр функциональных возможностей, которые можно структурировать следующим образом:

Учет заказов на технические средства, которые могут формироваться как на основании утвержденного плана работ, так и отдельно - в виде так называемых заказов "сверх плана"
Ведение учета путевых листов с полным циклом их обработки
Фиксация показаний счетчиков, установленных на технических средствах
Учет текущей диспозиции транспортных средств
Функции планирования работ с использованием технических средств
Формирование разнарядок на технические средства
Процедуры установки и утверждения цен на работу технических средств
Установка тарифных ставок на работу сотрудников, занятых эксплуатацией технических средств
Документированный учет дорожно-транспортных происшествий

Особое внимание в рамках подсистемы уделяется разделу управления горюче-смазочными материалами, который включает в себя:

Системный учет всех операций по заправке транспортных средств
Ведение нормативов расхода горюче-смазочных материалов
Проведение инвентаризаций остатков ГСМ непосредственно в баках транспортных средств
Оформление прочих операций с ГСМ и другими техническими жидкостями

Важным преимуществом системы является наличие заранее заложенных модулей интеграции с системами спутникового мониторинга транспорта, а также с системами удаленного управления и контроля датчиков, установленных на технических средствах.

Если говорить об основных пользователях подсистемы УАТ, то здесь можно выделить несколько ключевых групп:

Руководители штабов строительства, которые занимаются формированием заказов на технические средства
Сотрудники службы механизации, в чьи обязанности входит диспетчеризация и исполнение поступивших заявок, а также оформление путевых листов
Диспетчеры технических средств, работающие непосредственно на участках строительства и отвечающие за отражение фактических данных в путевых листах

При этом следует обратить особое внимание на то, что в отличие от автономной системы 1С:УАТ, в составе 1С: УСО 2 не предусмотрен отдельный специализированный модуль управления ремонтами. Все операции, связанные с ремонтом и техническим обслуживанием транспортных средств, осуществляются через стандартную подсистему "Внеоборотные активы" путем оформления соответствующих документов на постановку основных средств на ремонт. Как правило этот функционал дорабатывается в проектах внедрения 1С:УСО 2.

Что касается учета грузоперевозок, то соответствующий функционал в подсистеме УАТ хотя и присутствует, он технически завязан на обработку "заказов на перевозки", которые формируются в подсистеме "Склад". На практике данный функционал демонстрирует недостаточную гибкость, и, как показывает наш опыт внедрения, компании редко полагаются только на него. В большинстве случаев вопрос организации грузоперевозок генподрядчики перекладывают на поставщиков материалов, а собственная техника работает по стандартным путевым листам при выделении на объект.

РЕКОМЕНДАЦИЯ: успешность проекта автоматизации УАТ лежит в области оцифровки всех технических средств и средств механизации + заполнение нормативов ГСМ + сезонных нормативов.

Особняком стоят генподрядчики, специализирующиеся в сфере дорожного строительства. Для таких организаций парк собственной техники часто составляет значительную, а иногда и большую часть всего списка доступных технических средств. Для них вопрос грамотного формирования плана грузоперевозок становится ключевым фактором эффективного управления затратами. К сожалению, следует констатировать, что функционала планирования грузоперевозок в 1С:ERP УСО 2 на текущий момент не предусмотрено. Даже имеющийся функционал управления фактическими грузоперевозками в подсистеме УАТ для компаний этой категории оказывается недостаточным и на практике чаще всего требует либо дополнительных доработок системы, либо организации учета вне ее рамок.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Управление недвижимостью" (УСО)

Данная подсистема предназначена для решения задач, связанных с управлением объектами недвижимости на всех этапах их жизненного цикла. Она охватывает следующие ключевые направления деятельности:

Управление вводом объектов строительства в эксплуатацию – это многоэтапный процесс, который включает в себя учет покупки земельных участков, установку проектных площадей помещений, сопровождение прохождения процедур в БТИ, непосредственный ввод основных средств в эксплуатацию и, наконец, расчет себестоимости отдельных помещений при долевом строительстве
Учет продаж объектов недвижимости по договорам купли-продажи – данный функционал позволяет вести полный цикл сопровождения сделок: от установки цен на объекты недвижимости и учета договоров купли-продажи до регистрации фактов продаж и оформления расторжения сделок
Учет продаж объектов долевого строительства – это специализированный блок, предназначенный для работы с договорами долевого участия (ДДУ). Он включает учет средств на эскроу-счетах, обработку операций по расторжению и переуступке прав по ДДУ, а также обеспечивает корректное распределение оплат и ведение взаиморасчетов с дольщиками
Расчет НДС по объектам долевого строительства – сложный учетный блок, который предусматривает установку баз распределения накладных расходов, настройку параметров учета специфичную для ДДУ процедуру распределения накопленного НДС и формирование вычетов в условиях раздельного учета в соответствии с требованиями законодательства
Учет аренды недвижимости – данный раздел позволяет автоматизировать процессы заключения договоров с арендаторами, регистрации услуг переменной части, учета услуг по аренде, а также предоставляет инструменты для детального анализа взаиморасчетов

Можно с уверенностью сказать, что в данной подсистеме собраны все ключевые функции, которые необходимые для ведения регламентированного учета компаниями-Застройщиками, а также организациями, профессионально занимающимися эксплуатацией недвижимости. При этом важно понимать, что это не универсальная CRM-система для управления продажами недвижимости, а скорее бек-энд платформа, в которую из внешних CRM-систем должны своевременно выгружаться все данные о сделках на их ключевых этапах.

Что касается определенных недостатков системы, то стоит отметить, что на конец 2025 года в подсистеме не были реализованы такие обязательные этапы, как "Подача документов на регистрацию в ФРС" и "Фактическая регистрация в ФРС". Кроме того, отсутствует штатная связка с кредитными договорами банков, которая необходима для последующего автоматизированного расчета раскрытия Эскроу-счетов.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Продажи"

Подсистема, если рассматривать её в общей архитектуре 1С:ERP, является зеркальным отражением подсистемы «Закупки», что логично и соответствует базовым бизнес-процессам любой компании. Именно в этом модуле выстраиваются все взаимоотношения с покупателями и заказчиками, начиная от первичных соглашений и заканчивая отгрузкой.

НСИ в ядре этой подсистемы создаются в структуре, аналогичной закупочной: Соглашение как рамка — Договор как учетная единица – Заказ клиента как спецификация или расшифровка к договору, где указывается уже детально состав работ и, что крайне существенно, график платежей.

Однако, "Продажи" – типовая подсистема 1С:ERP, а ее функционал слабо приспособлен для учета строительно-монтажных работ. Для автоматизации отраслевых процессов используется специализированный набор документов и справочников, который размещен в подсистеме «Управление выполнением работ».

Если же говорить конкретно о том, какие операции регистрируются непосредственно в данной подсистеме «Продажи», то их перечень достаточно обширен и включает в себя:

Реализация товаров, работ, услуг
Операции, связанные с передачей товаров на комиссию
Процесс приема в переработку (давальческое сырье)
И, конечно, учет розничных продаж

Таким образом, данная подсистема служит центральным узлом для управления всеми исходящими от компании товарными и материальными потоками, за исключением строительной специфики.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Зарплата и Кадры"

Данный функциональный блок в 1С:УСО 2 представляет собой полноценный инструмент, который покрывает 100% требований законодательства в области кадрового делопроизводства. Все операции в этой подсистеме выполняются непосредственно сотрудниками кадровой службы, что обеспечивает юридическую корректность и своевременность оформления документов.

Отдельно стоит выделить тесно связанную подсистему «Зарплата», в которой сконцентрированы все расчетные функции, выполняемые бухгалтером: от начисления заработной платы и до расчета налогов с фонда оплаты труда (ФОТ). При этом система предлагает гибкость в организации процесса: существует возможность вести кадровый учет в отдельной специализированной системе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) с последующей регулярной загрузкой данных о отражении начислений и удержаний в РУ в 1С:ERP УСО 2.

Важно подчеркнуть, что все данные в подсистеме кадрового учета относятся к категории персональных данных. Для обеспечения их конфиденциальности и контроля доступа в системе реализован специальный Журнал доступа к персональным данным, который фиксирует все операции пользователей с этой информацией.

Обращаем особое внимание, что если вы планируете запустить кадровый учет и расчет зарплаты непосредственно внутри 1С:ERP УСО 2, то необходимо с максимальной серьезностью подойти к качеству настройки разграничения прав доступа. Особенно тщательно следует контролировать список пользователей, обладающих административными правами в системе.

Исходя из нашего опыта, мы рекомендуем рассматривать вариант выделения работы с персональными данными в специализированную систему – 1С:ЗУП. В этом случае в 1С:ERP УСО можно вести лишь сводный учет по сотрудникам, что значительно повышает уровень безопасности и снижает риски, связанные с обработкой конфиденциальной информации. А также выделение 1С:ЗУП в отдельную конфигурацию дает возможность быстрее получать обновления (они выходят быстрее чем обновления 1С:УСО 2.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема "Управление инвестиционной деятельностью" (УСО)

Данная подсистема представляет собой комбинированный раздел: она, по большей части, объединяет в едином интерфейсе функции, уже присутствующие в типовой конфигурации 1С:ERP, но доработанные и адаптированные под специфику строительной отрасли и некоторые специализированные надстройки над типовым функционалом 1С:ERP. Сюда включены блоки:

Настройка структуры холдингов – это уникальный функционал, разработанный специально в рамках УСО для управления сложными корпоративными структурами, характерными для крупных строительных компаний
Настройка структуры портфеля проектов – еще один специализированный инструмент УСО, позволяющий систематизировать и управлять множеством одновременно реализуемых инвестиционно-строительных проектов
Структура целевых показателей – функционал УСО, предназначенный для ормирования и контроля ключевых показателей эффективности по проектам и компании в целом
Настройка бюджетов "модели - виды бюджетов - статьи" – данный инструментарий заимствован из стандартной функциональности 1С:ERP, но интегрирован в общую систему управления инвестициями
Сопоставление статей БДДС и ДДС – также представляет собой стандартный функционал 1С:ERP, необходимый для корректного планирования и учета денежных потоков

Основная функциональная нагрузка на данную подсистему состоит в том, что она позволяет в едином централизованном месте выполнить все ключевые настройки, необходимые для управления инвестиционной деятельностью и сформировать экземпляры бюджетов в соответствии с утвержденными моделями. Дополнительным преимуществом является то, что в ней содержится ряд специализированных отчетов, заранее настроенных с учетом отраслевых особенностей строительных компаний, а также предусмотрено специальное рабочее место, обеспечивающее удобный доступ ко всем связанным функциям.
↑ Вернуться к оглавлению

Подсистема «Бюджетирование и планирование»

Данная подсистема представляет собой типовой модуль 1С:ERP, предназначенный для настройки и сборки бюджетов, включая БДР и БДДС. При этом в ERP они формируются как разные массивы статей одного справочника; разделение на БДР и БДДС носит условный характер.
В рамках подсистемы функционирует ряд ключевых справочников бюджетирования:

Сценарии бюджетирования — обязательный к заполнению справочник, необходимый для работы с бюджетами
Модели бюджетирования — обязательный элемент для запуска процесса бюджетирования, позволяющий создавать новые структуры статей, не затрагивая действующие, или формировать отдельные модели для различных направлений деятельности и холдингов
Виды бюджетов — определяют основные этапы бюджетирования или обработки планов; каждый вид бюджета оперирует собственным набором статей и показателей
Статьи бюджета и показатели бюджета — представляют собой основные узлы расчета; каждая статья описывается правилами контроля исполнения и сбора фактических данных, а каждый показатель имеет свой порядок расчета или заполнения

На основе этой структуры НСИ в подсистеме можно настроить практически любую модель и любой подход к формированию бюджетов, что делает ее гибким и универсальным конструктором.

Следует обратить внимание, что при настройке структуры модели бюджетирования существует ключевое ограничение, связанное с правилами отражения фактических данных в системе. Эти правила определяют, как факт сопоставляется со статьями затрат операционного и регламентированного учета, и каким образом осуществляется его сбор. Независимо от пожеланий заказчика, факт в системе должен отражаться в соответствии с методологией 1С:ERP УСО 2, и его сбор возможен только из тех регистров, которые для этого предназначены. Именно это требование чаще всего влияет на корректировку структуры статей бюджетов и их видов, а также на подходы к актуализации плана по мере поступления новых фактических данных.

Результаты бюджетирования используются при контроле лимитов бюджетов. Для каждой статьи можно настроить индивидуальный алгоритм контроля лимитов в процессе формирования заявок и заказов.

Кроме того, в данной подсистеме содержится основной конструктор планирования, который позволяет настраивать последовательность расчетов по ключевым аналитикам (таким как номенклатура, подразделение, контрагент, организация, направление деятельности и другие) и регулярно выполнять актуализацию планов по заданным маршрутам.

Результаты планирования применяются в системе, например, в обработке «Формирование заказов по планам», а также при подготовке плановых данных для бюджетирования.

Согласно нашей практике, подсистема бюджетирования в части БДДС внедряется наиболее часто. Полноценную настройку БДР выполняет лишь около 20% компаний, и зачастую в упрощенном варианте. Что касается подсистемы «Планирование», то для строительных компаний она практически неприменима, поскольку в «Управлении выполнением работ» (УСО) уже присутствуют собственные функции планирования, основанные на сметных данных и сопоставлении работ с необходимыми ресурсами.
↑ Вернуться к оглавлению

С чего обычно начинается внедрение 1С:ERP УСО 2 и с какими проблемами сталкивается команда внедрения?

Исходя из опыта "Практики Решений", на основании основных запросов на внедрение 1С:УСО 2, формирование первичной заинтересованности на стороне строительной компании разделяется на несколько базовых сценариев, связанных с разными лицами или отделами-источниками.
Например:

Со стороны бухгалтерии часто звучит запрос на новую систему для учета, которая бы соответствовала ПБУ 2/2008, поскольку существующая информационная система устарела или не подходит.
Финансисты, обычно сообщают, что строитель работают в своем ПО или Excel, в текущей программе ведется регламентированный учет, но приходится рассчитывать себестоимость вручную и собирать бюджеты в Excel.
Генеральный или технический директор может выразить желание, чтобы оперативные отчеты и план-графики были в системе, так как существующие данные по себестоимости и бюджетами в ней оторваны от реальности.

Безусловно, существуют и другие варианты исходных запросов, но эти — наиболее часто повторяющиеся, и мы опишем три этих варианта, раскрывая для каждого: что ему свойственно, как обычно выглядит внедренный продукт 1С:ERP УСО, какие ключевые проблемы удается решить и с какими трудностями обычно проект сталкивается.
↑ Вернуться к оглавлению

ВАРИАНТ №1. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для автоматизации регламентированного учета

Что свойственно данному подходу?

Чаще всего такие клиенты еще не используют 1С: ERP УСО, а работают либо в устаревшей версии 1С:УСО 1.3, основанной на 1С:УПП, либо в 1С:Бухгалтерия и ее вариациях (1С:БСО, 1С:КА и пр.).

В таких случаях основными замотивированными отделами являются, прежде всего, бухгалтерия, которая готова к изменениям и чьи проблемы решаются в первую очередь, а также ИТ-отдел, который, будучи ответственным за внедрение систем, также заинтересован в результате.

Финансовый отдел, у таких Заказчиков чаще всего собирающий бюджеты в Excel или имеет отдельную систему бюджетирования, обычно дополняет запрос на автоматизацию: требованием о "легкой сборке бюджетов", но при этом не вполне готов к изменению методологии и хочет исключительно реализации привычных ему принципов.

Что касается оперативного учета (ПТО, СДО, ПЭО), то в таких проектах эти службы обычно не вовлечены и активно сопротивляются изменениям, поскольку продолжают существовать в своем информационном пространстве, будь то Excel или самостоятельно внедренные подходы к планированию.

Отдел материально-технического обеспечения и склады, когда локомотивом внедрения является бухгалтерия, часто делегируют ввод накладных в систему ее силам; если же этот ввод уже передан "на места", то эти отделы неохотно воспринимают новый продукт, ощущая себя заложниками чужих решений. Руководство компании, в лице генерального или совета директоров, собственников, инвесторов, в таких проектах обычно остаются в стороне и, согласившись на выделение бюджета, ожидают удовлетворения бухгалтерской службы при минимальных затратах.

Цели, которые ставятся в таком проекте, включают замену старого ПО на более новое и обновляемое, внедрение полифункционального контура учета для бухгалтерской службы, приведение системного учета в соответствие с фактическими данными на местах и повышение достоверности фактических данных в управленческой отчетности.

Что обычно получается из такого внедрения?

Поскольку основной круг пользователей, вовлеченных в проект, чаще всего не включает ключевые блоки, такие как СДО, ПТО, ПЭО и ФЭО, которые хотят работать по привычным правилам, внедрение зачастую ограничивается запуском регламентированного учета и подготовкой финансовой отчетности. Практически никогда такие проекты не вовлекают оперативный учет стройки в систему. Соответствующие службы продолжают работать в Excel. До тех пор, пока у них не появятся собственные трудности или целевые KPI, их активного участия ожидать не следует.

Регламентированный учет и ядро системы запускаются наиболее успешно, хотя и в упрощенных вариантах, поскольку реализация лежит на бухгалтерии, при этом все остатки выверяются, а актуальные фактические данные собираются регулярно. В таких проектах иногда внедряется упрощенная бюджетная модель, но без активного участия финансово /планово-экономического отдела: они продолжают использовать привычные инструменты.

Какие ключевые бизнес-проблемы удается решить в таком внедрении?

Главная цель такого проекта – постановка актуального и корректного бухгалтерского учета – достигается всегда. Фактический учет взаиморасчетов приводится в норму, хотя плановые показатели обычно остаются вне системы, так как пользователи сопротивляются их внесению. Остатки на складах сверяются с системой на уровне корректного отражения предоставленных накладных. Осуществляется подготовка полноценного и детального расчета себестоимости по всем направлениям деятельности, что является базовым минимумом, запускаемым в каждом проекте. После этого проект переходит в фазу паузы, ожидая либо указания руководства всем подразделениям "выйти из зоны комфорта", либо появления в каком-либо отделе нового мотивированного руководителя, уставшего от большого объема ручной работы.

Какие проблемы обычно сопровождают такие проекты?

Самое ключевое, с чем сталкивается Заказчик, это отсутствие корректного и полноценного ПБУ 2/2008 в ERP УСО. Без доработок он не взлетает, мы всегда его хоть немного, но дописываем. И ожидание внедрения "полностью типовой коробки" сразу разбивает о суровую реальность. (примечание: сейчас активно перерабатывается блок регл. учета и мы верим, что ПБУ 2/2008 когда-нибудь будет в типовом он будет реализован в полном объеме с возможностью запуска автономно без блока стройпроизводства УСО).

Наибольшей проблемой "проектов нацеленных на пере внедрение регламентированного учета" является то, что ключевые профильные службы саботируют процесс, у них отсутствует мотивация - им предстоит пройти через наибольшее количество изменений. В итоге в ERP системе остаются только те пользователи, которым это "больше всего надо", а весь ввод данных часто ложится на бухгалтеров.

Второй значительной проблемой является выверка фактических данных, включая проведение инвентаризаций, и нормализацию справочников, таких как очистка от дублирующих записей. Бухгалтерия выступает потребителем факта, отражая предоставленные данные, но если в профильных службах царит беспорядок, бухгалтерия в одиночку бессильна его навести. Эта проблема частично решаема, но требует значительных усилий, что иногда приводит к превышению запланированного бюджета на внедрение, поскольку команде исполнителя приходится помогать бухгалтерской службе наводить порядок.

Третья проблема, с которой приходится сталкиваться, – это сопоставление статей бухгалтерского учета и бюджетных статей, поскольку внедрение системы 1С ERP УСО требует корректировки подходов к расчету себестоимости и структуры ключевых статей в соответствии с новой методологией. При недостаточном вовлечении финансового отдела в новую систему, ему приходится менять привычные структуры Excel без должного обоснования и мотивации, чему он обычно активно сопротивляется.

Резюме варианта №1. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для автоматизации регламентированного учета

Подобные проекты являются наиболее частыми, и в результате удается выстроить полноценный фактический учет и получить детализированную себестоимость. Именно новые подходы к расчету себестоимости радуют все смежные службы, и этот аспект является главным стимулом, который в будущем может побудить их пойти на дальнейшую автоматизацию. Они, глядя на данные по себестоимости, начинают высказывать пожелания по правкам, и это становится способом вовлечь их в учет, поскольку бухгалтерия не может бесконечно вести все за всех – детализация и качество данных будут постепенно снижаться, приближаясь к необходимому бухгалтерскому минимуму.

ВАЖНО: Если финансисты не будут вовлечены в проект, то тот факт полученный в регламентированном учете будет удовлетворять требованиям бухгалтерии, но не управленческого учета (ведь никаких мероприятий по сближению управленческого учета и бухгалтерского не провели). При последующей автоматизации финансовой службы может потребоваться пересмотр статьей ДДС, статей расходов, подходов к отражению и детализации затрат, что в свою очередь потребует пере внедрение справочников ERP и устоявшихся подходов бухгалтерии в части отражения факта.

РЕКОМЕНДАЦИЯ: вовлекать финансовую службу в проект, для целей выработки единых правил отражения факта в ERP, для целей последующей сборки текущей бюджетной модели в Excel. Бюджет увеличиться не сильно, на проектирования НСИ для целей бюджетирования и несколько итераций по выработке единых правил отражения затрат.
↑ Вернуться к оглавлению

ВАРИАНТ №2. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для построения финансового учета

Что свойственно данному подходу?

Как правило у таких клиентов уже установлена 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, или др. система для ведения регламентированного учета, но при этом отсутствует или не запущен функционал бюджетирования. В рамках такого подхода основными замотивированными отделами обычно являются:

Фин.отдел. В большинстве случаев у таких заказчиков бюджеты формируются в Excel или существует отдельная система бюджетирования. При этом финансовый отдел вместе с ПЭО полностью готов к внедрению новых практик и уже сформировал обширный перечень пожеланий и требований, вплоть до "собственного расчета себестоимости" и "автоматической сборки бюджетов". Они являются основным Заказчиком проекта автоматизации.
Бухгалтерия. Обычно у этого отдела уже решены все ключевые проблемы, они автоматизированы и ведут учет, остались лишь мелкие задачи и центральное требование: "делайте что хотите, но не вмешивайтесь в нашу работу, у нас в РСБУ все отлажено".
Управление компанией. Генеральный директор и инвесторы мотивированы достаточно сильно, поскольку изменения в финансовом отделе часто инициированы из-за неудовлетворенности руководства текущим процессом бюджетирования. Они лишены возможности эффективно управлять компанией из-за медленной подготовки бюджетов или низкой достоверности данных.
ИТ-отдел. Будучи ответственными за внедрение систем, они также заинтересованы в результате, но оказываются "меж двух огней". Им необходимо помочь финансовой службе, и при этом не испортить отношения с бухгалтерией, поддерживая их границы. Именно ИТ-отдел часто назначают виновным за все "навязанные изменения", неизбежно возникающие в проекте внедрения.
Опер. учет (ПТО / СДО / ПЭО). В подобных проектах эти службы обычно не вовлечены и активно сопротивляются изменениям, продолжая работать в своем информационном пространстве (Excel или собственные решения для планирования и BIM). Даже подготовка бюджетов, которая основана на оперативных данных и планах, их "не касается". Они считают, что эту работу в новой системе должны делать финансовый и плановый отделы, как они это делали в Excel.
ОМТО и склады. О данной службе в таких проектах чаще всего либо забывают, либо принудительно добавляют в число участников вместе с бухгалтерией, чтобы сразу добиться достоверности фактических данных.

Что касается целей проекта, то они обычно формулируются следующим образом:

Построить полноценную бюджетную модель и автоматизировать в ней максимальное количество процессов
Не нарушить работу бухгалтерии и перенести их учет с минимальными корректировками
Повысить достоверность данных и обеспечить сопоставимость бухгалтерских с данными бюджетирования.
Нормализовать все справочники, которые будут затронуты в ходе проекта.

Что обычно получается из такого внедрения?

Здесь следует выделить два возможных сценария развития событий:

Бухгалтерия готова к изменениям и вовлечена в процесс построения бюджетирования

Бухгалтерия не готова к изменениям и хочет работать максимально обособленно

Первый случай, как следует из его описания, является наиболее продуктивным. В этой ситуации мы получаем сценарий похожий на рассмотренный выше, при описании внедрения по инициативе бухгалтерии, но с дополнительным вовлечением финансовой службы, что позволяет сразу построить:

и бухгалтерский учет с детализированной себестоимостью
и полноценный сбор фактических данных для бюджетирования на основе бухгалтерского учета
и упрощенный процесс планового бюджетирования, ориентированный на собранный факт из БУ

Все остальные пожелания по поводу тотальной автоматизации бюджетов и выполнения всех расчетов системой часто приводят либо к значительному превышению бюджета на внедрение, либо к неудовлетворенности пользователей, которым приходится работать и с системой (как с конструктором план-факта), и с Excel (как со вспомогательным инструментом).

Главным преимуществом таких проектов является создание качественного ядра в НСИ. В этом случае практически все службы вовлекаются в выверку и нормализацию справочников, даже операционные отделы следят за корректировкой справочников и подходов, идя навстречу финансистам.

Такая система оптимально подготовлена к дальнейшей модернизации и до внедрению оставшихся функций.

Второй вариант, когда бухгалтерию необходимо оставить в рамках ее текущего учета, чаще всего приводит к невозможности успешного внедрения. Пользователей приходится принудительно выводить из зоны комфорта, поскольку изменение структуры справочников необходимо — без этого невозможно сопоставить бюджетирование с данными бухгалтерии. Кроме того, важно понимать, что в ERP УСО не существует раздельных бухгалтерского и операционного учетов; расчеты, остатки ТМЦ и себестоимость в системе являются едиными. Здесь критически важно, чтобы правила расчета себестоимости, разработанные в ПЭО и ФЭО, были согласованы и приняты бухгалтерией. В противном случае придется вносить серьезные изменения в самое ядро системы.

Второй вариант чаще всего приводит к упрощенному запуску бухгалтерии (в основном, мы повторяем его текущее состояние "как есть", с минимальными правками) и переносу всех требований финансового отдела в раздел "Доработки бюджетирования". Такой подход не соответствует типовой методологии 1С: ERP УСО 2 и, с нашей точки зрения, может быть лишь промежуточным решением.

Дальнейшим обязательным шагом является разъяснение всем отделам, что 1С:ERP УСО 2 — это система, в которой все отделы работают по единым правилам. После этого необходимо запустить процесс модернизации учета, унификации всех правил, настройки полноценной детальной себестоимости и корректировки бюджетного процесса.

И только после выполнения этих шагов можно говорить о более глубоком вовлечении остальных служб в работу с системой.

Какие ключевые бизнес-проблемы удается решить в таком внедрении?

В рамках такого внедрения, при условии должного вовлечения как бухгалтерии, так и финансистов, удается достичь следующих результатов:

Построить полнофункциональное ядро бухгалтерского учета
Достичь детализированного расчета себестоимости по единым правилам как для управленческого, так и для бухгалтерского учета
Обеспечить достоверность фактических данных по складским остаткам (в соответствии с предоставленными накладными)
Добиться корректного учета фактических взаиморасчетов (без учета плановых графиков)
Разработать единые справочники статей расходов и статей движения денежных средств, сопоставив их с бюджетными классификаторами статей, а также унифицировать основные аналитические справочники между разными видами учета
Настроить структуру бюджетов в том виде, в котором ее хочет видеть финансовый отдел, с учетом ограничений методологии 1С: УСО 2

При этом, зачастую, Бюджет движения денежных средств (БДДС) настраивается полноценно, с контролем лимитов расходования и запуском казначейских процессов. А вот Бюджет доходов и расходов (БДР) внедряется "на четверочку": достаточно полноценно в части учета факта, но упрощенно в части планового процесса. Полноценное освоение БДР обычно происходит лишь спустя год его активного использования, причем первые полгода часто требуется вести БДР параллельно и в Excel, и в 1С: ERP УСО 2.

Такая система полностью готова к тому, чтобы начать постепенное выстраивание в ней оперативных план-фактных процессов, начиная от регистрации заказов и заявок и заканчивая контролем их исполнения.

Какие проблемы обычно сопровождают такие проекты?

Основными проблемами при реализации проекта являются:

Необходимость разработки единых правил учета для БУ и УУ, что невозможно без полного погружения бухгалтерии в проектный процесс
Необходимость поднять актуальность и корректность учета факта только силами финансовых отделов, без привлечения или с минимальным вовлечением ПТО и других оперативных служб
Значительные усилия направляются на освоение финансовой службой внутреннего в 1C:УСО конструктора бюджетов. На первых этапах пользователи ощущают потерю удобства при заполнении плановых данных, процесс кажется слишком нагроможденным по сравнению с Excel. Еще сотрудникам потребуется дополнительное время на освоение принципов план-фактного анализа
Наиболее сложной задачей является вовлечение руководства в работу с 1С:УСО, начиная от необходимости их участия в процедурах согласования — договоров, документов, заявок, и заканчивая потребностью разбираться в управленческих отчетах, которых множество, и которые к тому же уникальны для каждого раздела учета
В таких проектах пользователи оперативных служб уже должны начинать формировать заявки на расходование денежных средств с детализацией до статей бюджетов, и здесь важно суметь вовлечь их в процесс и помочь освоить новый функционал, который они часто считают лишней работой (по их мнению, согласовать счет на бумаге гораздо проще)

Резюме варианта №2. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для построения корректного финансового учета

Подобное внедрение можно считать одним из наиболее эффективных, если удалось добиться вовлеченности и бухгалтерии, и финансовой службы, и руководства. На выходе компания получает корректный фактический учет, и полноценный инструмент для планирования и план-фактного анализа. Это отличная платформа для будущего вовлечения оперативных служб и развития уже внедренных функций.
↑ Вернуться к оглавлению

ВАРИАНТ №3. Внедрение 1С:ERP УСО 2 для построения оперативного учета строительства

Что свойственно данному подходу?

В данном сценарии инициатива внедрения исходит от строительных, производственных и снабженческих служб, которые стремятся навести порядок в своей ежедневной работе. Основными замотивированными отделами являются:

Отделы, отвечающие за бизнес-процессы строительства (ПТО / СДО / ПЭО). Это главные инициаторы. Их цель — создание единого информационного пространства для управления всеми процессами, чтобы бюджеты и факты формировались автоматически, а планирование стало эффективным инструментом
ОМТО и склады. Именно проблемы в снабжении, несвоевременное обеспечение материалами и отсутствие взаимосвязи между потребностями и план-графиком чаще всего становятся катализатором запуска такого проекта
Управление компанией. Руководство обычно глубоко вовлечено, поскольку на своем опыте сталкивается с отклонениями по срокам и стоимости, вызванными разрозненными данными и низкой автоматизацией оперативных подразделений
ИТ-отдел. Специалисты мотивированы на результат, но оказываются в сложной позиции: им необходимо внедрить новые системы для оперативного учета, при этом сохранив в рабочем состоянии существующий бухгалтерский контур
Бухгалтерия. В таких проектах бухгалтерия, как правило, не вовлечена и занимает позицию «делайте что хотите, в бухгалтерию не лезьте», желая сохранить привычные и отлаженные процессы
Финансовый отдел. Обычно уже имеет собственные наработанные подходы к формированию бюджетов в Excel. Их участие в проекте чаще является вынужденной мерой, мотивированной лозунгами о том, что «бюджет должен строиться от плана».

Цели, которые ставятся в подобных проектах, амбициозны и включают:

Внедрить полноценное календарно-сетевое планирование с высокой степенью детализации,
Объединить все оперативные службы в едином пространстве, минимизировав ручные ошибки и создав для них удобный рабочий инструмент
Обеспечить максимальную интеграцию с системами технического документооборота (включая BIM-модели) и предоставить доступ с мобильных устройств
Связать в одной системе всех участников стройки — от собственных служб до поставщиков и подрядчиков
Добиться автоматического формирования бюджетов на основе производственных планов
При этом ключевым условием остается — не навредить текущим рабочим процессам бухгалтерской службы и бюджетирования

Что обычно получается из такого внедрения?

К сожалению, проекты, стартующие исключительно с инициативы производственных подразделений, часто не учитывают фундаментальные сложности:

Единство учетов. Оперативный и регламентированный учет в 1С:ERP представляют собой единое целое. Не существует варианта «внедрить свой опер.учет» — можно лишь передать ответственность за ввод первичных данных из бухгалтерии в ПТО. Причем вводить их нужно так, чтобы это устраивало бухгалтерию, что требует глубокого пересмотра процессов

Нереалистичные объемы. Внедрение производственной программы даже на уровне план-графика требует оцифровки всего портфеля проектов, да еще и унифицировать подходы - что может занять годы. Погружение же на уровень ресурсного планирования, с вводом всех технологических карт, — это задача, которая может вообще не иметь конечного решения в рамках текущего портфеля проектов

Невозможность быстрого отказа от устоявшихся подходов планирования. Нереально заменить все подходы и электронные таблицы Excel в строительстве сразу. Это означает долгий период параллельного ведения учета и в Excel, и в 1С:УСО, пока все службы не будут готовы полностью довериться новой системе

Строим по стадии П. 95% генподрядчиков не имеют утвержденной сметы и РД, она выходит частями. Это накладывает определенные ограничения на возможность детального планирования. В этом случае нужно менять подходы к планированию (рекомендация: метод набегающей волны)

В итоге энтузиазм инициаторов разбивается о суровую реальность: неподъемные бюджеты на внедрение, невозможность реализовать проект без фундаментальной пересборки бухучета и бюджетных подходов. Практика показывает, что попытки запустить 1С:ERP УСО для оперативных служб без вовлечения бухгалтерии приводят к некорректным остаткам, не закрываемым отчетным периодам и огромным трудозатратам на поддержку двойных процессов. Фактически, Excel так и остается главным инструментом, а 1C:ERP УСО превращается в дорогостоящую систему для ввода и последующей выгрузки факта в бухгалтерскую программу.

Какие ключевые бизнес-проблемы удается решить в таком внедрении?

При данном подходе, без вовлечения бухгалтерской и финансовой служб, скорее можно не решить, а добавить проблем. Единственный возможный положительный исход — это создание более упорядоченной среды для самих оперативных служб, но и это достигается ценой значительных издержек. Если же вовлекать все службы, то полноценный оперативный учет оказывается «вдали», и до него доходят руки и бюджеты лишь спустя год-полтора активного использования 1C:ERP УСО для ведения факта и бюджетирования.

Какие проблемы обычно сопровождают такие проекты?

Именно большое количество сопутствующих проблем является основной причиной неудач:

Ошибочная последовательность. Начинать комплексное внедрение с оперативного учета — ошибка. Правильнее стартовать с постановки регламентированного учета, постепенно вовлекая пользователей ПТО во ввод данных и проходя через неизбежный этап адаптации бухгалтерии РЕКОМЕНДАЦИЯ: автоматизацию и перестроение строительных компаний можно начать с инициативных групп пользователей СДО, ПТО, РП, запустив пилотные проекты и постепенно выстраивая новые процессы в идущих проектах, показывая/вовлекая др. участников
Титанические трудозатраты. Комплексные внедрения требуют огромных усилий со стороны пользователей на протяжении как минимум года. Зачастую требуются отдельные бюджеты на мотивацию ключевых сотрудников заказчика, а иногда — даже расширение штата для компенсации их временной нагрузки
Отсутствие внутренних методологов. Все изменения необходимо не только выявить, но и полноценно описать, упаковать в нормативную документацию и обучить сотрудников. Увязка трех контуров — оперативного, регламентированного и финансового учета — требует наличия у заказчика высококвалифицированных специалистов, причем повышенные требования предъявляются здесь к ИТ-службе.
Неподъемные бюджеты. Мечты инициаторов разбиваются о реальность: для успеха требуется выделить десятки и сотни миллионов рублей на подрядчиков и нагрузить собственные службы на 150% на год и более. Все хотят результат, но лишь единицы готовы на такие инвестиции.

РЕМАРКА: все хотят такой результат, но лишь единицы готовы. Это означает что у руководства компании должна быть воля, мотивация и ресурсы для достижения этих целей. У "Практики Решений" есть 2 таких внедрения 1С:ERP УСО в "ГазАртСтрой" и "БЕЛДОРСТРОЙ" (Посмотреть портфолио) .

Резюме

Подобный подход, при всей его привлекательности, на практике можно считать сложно достижимым. Каждый блок оперативного учета можно пытаться автоматизировать по отдельности, но выстроить их в единую систему, не затронув бухгалтерию и изменив все текущие строительные бизнес-процессы, — невозможно.

В результате обследования таких Заказчиков мы чаще всего рекомендуем стратегию «есть слона по частям», реализуя проект в несколько последовательных очередей.

В этой логике оперативные подразделения и сложные планировочные модули сознательно уходят в конец карты внедрения (запускаются "пилотами", для безболезненного изменения устоявшихся подходов к планированию).
Первичный и абсолютный приоритет всегда должен отдаваться созданию корректного и стабильного ядра ERP системы. Сюда входит, прежде всего, постановка регламентированного учета фактических данных, построение полноценной системы нормативно-справочной информации (НСИ) и нормализация всех ключевых аналитик.
Только после того, как это ядро надежно функционирует, можно переходить к следующему этапу — увязке собранного факта с процессами бюджетирования и оперативными заявками.
Что касается непосредственно производственного планирования, то его целесообразно запускать (тиражировать опыт пилотных проектов) лишь в третьей очереди проекта
А сложное ресурсное планирование, включая трудовые ресурсы и механизмы, — и вовсе в четвертой.

Такой поэтапный подход позволяет минимизировать риски, закрепить успех на каждой очереди и получить реальную, а не бумажную отдачу от внедрения системы.

P.S. Стартовать проект с целей автоматизации "Производственной программы" на данных которой будет строиться достоверное "Бюджетирование" - амбициозно-сложно достижимая задача, уж слишком много трансформационных изменений нужно пройти Компании. Следует отметить что в 1С:ERP УСО 2 весь функционал для этого есть. Ниже рекомендуемая дорожная карта последовательности этапов внедрения 1С:ERP УСО 2, Вы можете сами в ней разобраться. Мы уверены что у Вас своя уникальная ситуация и видение подходов к запуску ERP системы, будем рады помочь.
↑ Вернуться к оглавлению

Рекомендуемая дорожная карта внедрения 1С:ERP УСО 2

↑ Вернуться к оглавлению

Более подробно про применимость типовой 1С:ERP в строительстве, запуск программного продукта, рекомендации методолога для выстраивания процессов, а также ознакомиться с услугой обучения работе персонала в 1C:ERP УСО 2:
Применимость типовой 1С:ERP в строительстве
Как запускать ERP систему в строительной компании
1С:ERP УСО 2 глазами методолога
Курс-практикум работы в 1С:ERP УСО 2