Содержание

Ответственность за данные
Последовательность внедрения 1C:ERP для учета СМР
Общие выводы о применимости типового решения 1С:ERP для стройки

Для кого актуально?

В условиях цифровизации строительной отрасли первый вопрос, который встает при выборе программного обеспечения: способны ли универсальные системы, такие как "1С:ERP Управление предприятием» (далее 1С:ERP), обеспечить полноценный учет выполнения строительно-монтажных работ (далее СМР)?". Мы рассмотрим, насколько типовая конфигурация 1C:ERP здесь подходит.

Обзор будет ограничен функционалом организаций, выполняющих СМР и актирующих работы по формам КС-2 и КС-3.

Анализ ориентирован на Компании, которые:

1. Занимаются краткосрочными проектами (возведение временных конструкций, небольших сооружений)
2. Специализируются на ремонте и модернизации (реконструкция зданий, замена коммуникаций)
3. Оказывают услуги по монтажу и обслуживанию инженерных систем и оборудования (вентиляция, электрика, слаботочные сети)
4. Работают с отдельными категориями СМР (фасадные работы, благоустройство территорий, отделочные работы)

↑ Вернуться к оглавлению

Чек-лист отсутствующих функций для стройки в 1С:ERP

В типовой 1С:ERP очень мало функциональности для учета СМР. Если такой функционал необходим, то следует рассмотреть специализированное программное обеспечение (например "1С:ERP Управление строительной организацией 2"), либо готовиться к доработке типового решения:

➖ Нет производственного планирования для СМР 
➖ Нет интеграции со сметой 
➖ Не решен вопрос с учетом по ПБУ 2/2008 
➖ Расчет НЗП для строительства требует вовлечения в учет отделов ПТО и ПЭО 
➖ Нет учета степени выполнения СМР 
➖ Нет учета техники как производственного ресурса 
➖ Нет учета путевых листов 
➖ Нет расчета норм списания ГСМ 
➖ Учет выработки ОС плохо применим для техники и транспорта в строительстве 
➖ Нет учета сдельной ЗП в СМР 
➖ Нет привязки материальных затрат к СМР

↑ Вернуться к оглавлению

Отделы в учете 1С:ERP

 Тендерный отдел

1С:ERP оснащена небольшим функционалом CRM-системы, где сохраняется вся история взаимодействий с контрагентами. Тендерный отдел продаж инициируя работу с клиентом, создает в ERP документ «Сделка» — это центральная карточка проекта, где фиксируются все этапы продажи и прогнозируется доход. Здесь же формируются и хранятся Коммерческие предложения для клиентов.

 Сметно-договорной отдел (СДО)

Ключевой документ строительного проекта, с которым работает СДО — «Заказ клиента». В его табличной части отражается структура "Ведомости объемов работ". Этот документ является основанием для последующего актирования выполненных этапов. В случаях, когда используются материалы заказчика, СДО формирует специализированные документы «Заказ давальца» для их точного учёта и контроля.

 Производственно-технический отдел (ПТО)

ПТО получает данные из «Заказа клиента» (что нужно сделать) и формирует «Заказ на производство» (аналог месячно-суточного задания), где указывает, какие работы взяты в производство. При формировании «Заказа на производство» ПТО создает на этот же месяц документ «Этап производства» на каждую привлекаемую бригаду (на отдельное подчиненное производственное подразделение), в котором указываются потребляемые материалы и планируемые к выпуску работы.

Если часть работ передается субподрядчику, ПТО формирует документ «Заказ поставщику», в который подбирает работы из «Заказа клиента». Если субподрядчику для выполнения работ передаются материалы, то формируется схожий документ - «Заказ переработчику».

Ежемесячно при формировании журнала учета выполненных работ (КС-6а) ПТО отражает в системе факт выпуска работ документом «Этап производства», в то подразделение, которое будет выставлять акты на эти работы заказчику. Все невыполненные работы должны быть перенесены в следующий «Заказ на производство» и новый «Этап производства» (в следующий месяц).

Работы, выполненные субподрядчиками, оформляются либо через документ «Приобретение товаров и услуг» (если для них был составлен «Заказ поставщику») по которому выполняем приемку работ в подразделение, которое будет актировать КС заказчику; либо через документ «Отчет переработка» с аналогичной приемкой работ в подразделение для актирования.

Так создается прозрачная картина ведения строительства в оперативном контуре учета.

Упрощенный вариант учета СМР ПТО:

Для ПТО существует альтернатива упрощенного учета, с использованием документа «Производство без заказа». Под него можно не создавать цепочку предварительных плановых «Заказов...», и отражать только факт выполнения, однако в этом случае весь контроль план-факта остается вне системы, а потребности в материалах необходимо регистрировать через дополнительный документ «Заказ на передачу в производство».

 Планово-экономический отдел (ПЭО)

ПЭО проверяет или дополняет по своим данным сформированный документ «Этап производства», а также контролирует отраженный факт выполнения работ, проверяя, что в этапе производства под выполненные работы списаны необходимые материалы по нормативам. Формирование КС-3 осуществляется совместно с СДО вне системы, но его результат должен совпадать с фактом выпуска и отраженной в системе себестоимостью.

 Финансовый отдел

Финансовый отдел занимается сведением всего факта БДР и БДДС в компании, а также формированием управленческой отчетности. В системе ERP все эти функции выполняются в подсистеме Бюджетирование. Непосредственно в оперативной деятельности (рассматриваемый процесс) они не участвуют. На основании всех внесенных плановых данных БДР и БДДС настраиваются лимиты расхода денежных средств и выполняется контроль непревышения плана при формировании заказов клиентов.

 Бухгалтерия

Для финансовых документов, создаваемых ПТО, СДО и ОМТС, потребуется настроить правило проверки документов ответственными пользователями.
Бухгалтерия должна проверять такие документы и устанавливать в них признак «Проверен», в явном виде маркируя их готовыми к отражению в бухгалтерском учете. При сложной структуре участников/согласующих, возможно настроить маршрут согласования документа.

 Казначейство

Служба казначейства занимается согласованием всех сформированных Заявок на расходование ДС и планированием платежей (непосредственно заявки должны вводить руководители подразделений и владельцы договоров с заказчиками). По всем согласованным заявкам формируется платежный календарь и документы в банк на оплату. Данные функции находятся в стороне от основного процесса оперативного учета строительства, рассматриваемого в данной статье.

 Отдел снабжения (МТО)

Отдел снабжения консолидирует все потребности, которые профильные службы в документах пометили статусом «Готов к обеспечению». Потребности отбираются по виду номенклатуры «Материалы» (тип «Товары» для ЕРП). Потребности формируются либо документом «Этап производства», либо документом «Заказ на передачу материалов в производство» (для упрощенной схемы без этапов).

На основании потребностей Отдел снабжения формирует «Заказ поставщику» (тендерные процедуры при этом остаются вне системы) с указанием всех необходимых реквизитов и условий поставки. После завершения поставки вносится документ «Приобретение товаров и услуг» для отражения факта поступления ТМЦ на склад.

 Складское хозяйство

Склад работает с фактически поступившими материалами и управляет их складскими перемещениями. Основные инструменты: отчет «Ведомость по движению товаров на складах», рабочее место «Формирование заказов по потребностям», а также складские ордера на расход/приход и складские накладные на передачу материалов в производство.

 Строительный контроль

Функции стройконтроля остаются вне системы ЕРП. Им можно делегировать функцию отражения «факта выполнения работ» в этапах производства или в документах «Производство без заказа», однако это будет означать замену вводящих данных от ПТО на специалистов стройконтроля. В целях обеспечения корректности данных рекомендуется передать функции ввода плана и факта в одни руки, поэтому рекомендуем оставить эти функции за ПТО. Для стройконтроля можно настроить маршрут подтверждения принятых ПТО работ.

 Охрана труда

Большая часть работы службы охраны труда остается вне системы ЕРП. Доступный в системе функционал — формирование «Заказов на внутреннее потребление» и ведение раздела «ТМЦ в эксплуатации» в части средств индивидуальной защиты (СИЗ). Далее эти потребности обрабатываются службой снабжения и подтверждаются складской службой на объекте.

 Служба механизации

Работа службы механизации остается вне системы, как в части учета заявок на транспорт, так и в части подготовки и отражения данных путевых листов. В конце месяца необходимо собрать все закрытые путевые листы и внести документы «Производство без заказа» на каждую единицу техники, указывая выпуск «работы техники» в соответствии с отработанными на объекте часами (такие работы выпускаются в подразделение, осуществлявшее внутренний выпуск работ, и включаются в прямую себестоимость через точечный подбор в документах «Производство без заказа» на выпуск работ СМР).

Время простоя или ремонта техники оформляется как выпуск работ через «Производство без заказа», но выпуск при этом делается на «Статью расходов» и относится на общепроизводственные расходы цеха механизации (в дальнейшем эта часть расходов распределяется на всю реальную выработку техники).

 Вспомогательное производство

Вся потребность в материалах собственного производства консолидируется в АРМ «Обеспечение потребностей». Такие материалы необходимо выделить в отдельную схему обеспечения с типом «Производство». На основании потребности формируется либо «Заказ на производство» и «Этап производства», либо непосредственно отражается факт выпуска через «Производство без заказа». Потребность должна быть закрыта в системе, но ведение полного цикла оперативного управления не является обязательным, особенно если производственный цикл очень короткий.

После выпуска продукция передается на склад либо ее выпуск сразу выполняется в производственное подразделение.

 Кадровые службы

Оперативное управление рабочими, включая планирование, оперативный учет явок и перемещения, осуществляется вне системы ЕРП. В системе присутствует полноценный кадровый учет, однако он не включает в себя решения оперативных задач управления рабочими на объектах.

↑ Вернуться к оглавлению

Ответственность за данные

И свою специфику приобретает распределение ответственности за полноту и корректность данных между отделами.

Сметно-договорной отдел (СДО)

• Исполнение заказов клиентов
• Исполнение заказов поставщикам

Производственно-технический отдел (ПТО)

• Обеспечение потребностей в работах
• Исполнение заказов на производство
• Ведомость движения продукции и работ в подразделениях (работы СМР)
• Обеспечение потребностей по материалам (производимые)

Планово-экономический отдел (ПЭО)

• Себестоимость производства
• Распределение затрат (прочие затраты)
• Сверка оперативного учета и регламентированного учета на сходимость

Снабжение (МТО)

• Обеспечение потребностей по материалам (закупаемые)

Склад

• Ведомость по товарам на складах
• Ведомости материалов в производстве

Механизация

• Ведомость движения продукции и работ в подразделениях (работа техники)
• Ведомость движения материалов в производстве (ГСМ)

Финансовый отдел

• Обороты по бюджетированию

Бухгалтерия

• Документы к отражению в регламентированном учете.
• Документы к проверке
• Оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерскому учету

Последовательность внедрения 1С:ERP для учета СМР

Внедрить сразу 1С:ERP для СМР до уровня сопоставления работ и материалов очень сложно. Рекомендуется разбить внедрение на этапы, каждый из этапов ведет к расширению задействованных аналитик и связей в информационной системе. Между этапами следует делать паузы, позволяющие пользователям освоиться с текущим функционалом, привести в норму текущие справочники, привыкнуть к новым процессам и отчетам.

Основные этапы:

1. Складской учет по факту (рекомендуем привести в норму до начала работ)
2. Учет заказанных / выполненных / за актированных работ СМР с Заказчиками и подрядчиками, учет прямых затрат в себестоимости
3. Настройка расчета себестоимости выпускаемых работ и всех отчетов по факту, контроль за НЗП
4. Внедрение точек сбора потребностей в материалах на поставку и работах на субподряд, запуск процессов обеспечения потребностей

Нулевой этап: Фундамент учета

Необходимо добиться корректного отражения фактических остатков на складе и организовать регулярное списание материалов с приобъектного склада через документы «Внутреннее потребление». Это касается как строительных материалов, так и ТМЦ, передаваемых в эксплуатацию. На этом же этапе следует наладить упрощенный учет вспомогательного производства через документы «Производство без заказа». Расширение этого учета не является первоочередной задачей и выполняется по усмотрению владельца процесса.

Первый этап: Постановка оперативного учета работ

Рекомендуется начать с того, что на каждый договор в системе создается «Заказ клиента», в котором сразу указываются работы, подлежащие актированию в КС-2 (ведомость объемов работ по договору). Далее необходимо обязать ПТО ежемесячно распределять весь объем работ по договору на:

• Работы текущего месяца, выполняемые собственными силами (формируется «Заказ на производство»)
• Работы текущего месяца, выполняемые силами подрядчика (формируется «Заказ поставщику» или «Заказ переработчику»)

На регулярной основе необходимо фиксировать факт выполнения работ. Под фактический объем выполненных работ должны сразу подтягиваться все прямые расходы:

1. Материалы: списание происходит в соответствии со сметой не как «Внутреннее потребление», а как «Передача в производство»
2. Работы подрядчика: отражаются в соответствии с выполненными объемами

На этом шаге выстраивается контроль всех выполненных, но не заактированных работ в выпускающем подразделении через отчет «Ведомость движения материалов и работ в подразделении».

Второй этап: Анализ и корректировка себестоимости

На этом этапе необходимо анализировать результаты закрытия месяца и добиваться формирования полной и корректной себестоимости. Бухгалтерская служба и ПЭО должны научиться анализировать состояние незавершенного производства:

• НЗП по работам: объем работ, выполненный, но не заактированный
• НЗП по материалам: материалы, списанные со склада, но не включенные в себестоимость выпущенных работ

Для подтверждения корректности внедренных процессов следует провести несколько инвентаризаций и убедиться, что данные в системе соответствуют фактическому положению дел на площадке.

Третий этап: Внедрение планирования и обеспечения

После успешного освоения учета работ следует перейти к планированию потребностей в материалах на ранних этапах и подключить отдел снабжения. Это потребует начала ввода детальной потребности в материалах (через спецификации, «Этап производства» или «Заказ на передачу в производство») на стадии проработки строительного проекта. «Заказ на производство» начинает формироваться не в начале месяца выполнения работ, а за 1-2 месяца или ранее (в зависимости от длительности цикла закупок). На этом этапе необходимо внедрить регулярный контроль за статусом обеспечения потребностей и назначить ответственных за этот процесс.

Общие выводы о применимости типового решения 1С:ERP для стройки

В типовой конфигурации 1С:ERP есть необходимый минимум функционала для учета строительного производства и выпуска СМР.

• В системе можно настроить практически все необходимые аналитики учета
• Можно собирать и рассчитывать корректно как прямую, так и косвенную составляющую себестоимости
• Получать корректный финансовый результат, который потом использовать в финансовых отчетах

Самыми главными стопорящимся факторами являются:

• Отсутствие учета по ПБУ 2/2008
• Отсутствие подсистемы управления автотранспортом (потребуется учет за рамками 1С:ERP или модуль "1С:Управление автотранспортом")

Также следует учитывать, что такое внедрение упирается в большое количество "подмен понятий" (строителям нужно научиться работать в производственных документах и терминах, все привычные им названия и аббревиатуры в 1С:ERP отсутствуют).

В нашей практике мы сталкивались с компаниями, которые самостоятельно приходили к подобному использованию типовой коробки ERP, и можем точно сказать, что это реализуемо (следует отметить, что самостоятельное внедрение на нашей практике упиралось всегда в некорректную первоначальную настройку НСИ, и каждый раз у нас был вывод - "Вы молодцы, все правильно было задумано, но НСИ некорректны, нужно переделывать НСИ, после чего исправлять ошибки / или пере внедрять систему").

Чем "Практика Решений" может помочь при внедрении типовой 1С:ERP для стройки?

1. Можем помочь выполнить первичную настройку системы и заполнение справочников / или провести аудит текущих настроек и НСИ в уже работающей 1С:ERP. Ошибки на данном этапе самые дорогостоящие, так как могут привести к необходимости пере внедрения системы, вплоть до полного перезапуска (от 60 часов за экспресс-анализ и рекомендации до 200 часов на экспресс-анализ и предоставление настроенной базы с заполненной ключевой НСИ);
2. Мы можем подготовить "модельный пример" на Ваших данных, на примере одного проекта с генподрядым договором и нескольких вложенных субподрядных, ограничение на моделирование в 1-2 месяца. (от 300 часов на упрощенную модель, до 600 часов на модель с пакетом инструкций и описанием модельного примера);
3. Мы можем помочь в разработке ключевого отсутствующего функционала:

• Учет непредъявленной выручки по ПБУ 2/2008 (от 80 часов)
• Учет налоговых разниц по ПБУ 2/2008 (от 160 часов)
• Интеграция со сметой (индивидуальный расчет)
• Адаптация производственных печатных форм и отчетов под строительство: КС-2, КС-3, М-29, Справка расчет НЗП (60 часов)
• Настройка интеграции с внешней системой 1С:УАТ (90 часов). Или запустить УАТ (индивидуально)
• Интеграция с системой Сynteka (180 часов).
• Мы можем предоставить пакет инструкций и основные материалы для формирования внутренних регламентов (от 80 часов на одно подразделение, вовлеченное в работу в системе). Можем расписать регламенты работы каждого подразделения и итоговый регламент закрытия месяца (индивидуально)
• Можем подготовить для вас справочники статей для БДР и БДДС, меппинг аналитик на справочники ERP (от 420 часов на разработку структуры бюджетов и справочников статей для ввода плана, до 1200 часов на разработку плановой составляющей и настройку правил сбора факта)

↑ Вернуться к оглавлению

Более подробно про функциональные возможности 1С:ERP УСО 2, запуск программного продукта, рекомендации методолога для выстраивания процессов, а также ознакомиться с услугой обучения работе персонала в 1C:ERP УСО 2:
Обзор функциональных возможностей 1С:ERP УСО
Как запускать ERP систему в строительной компании
1С:ERP УСО 2 глазами методолога
Курс-практикум работы в 1С:ERP УСО 2